Det er ofte et areal der kunder blir invitert inn, så det bør speile organisasjonens verdier. Det bør være et rom de ansatte i organisasjonen er stolte av å vise frem fordi det representerer dem. En møteromsstol er som oftest den som blir utstyrt med mye og viktig funksjon. Det er viktig å tenke på at stolen skal passe til en rekke forskjellige kroppstyper og behov, slik at man fremstår som inkluderende enten møterommet er internt eller eksternt.
Et godt formelt møterom bør også oppfattes som ryddig, spesielt om utenforstående blir invitert inn på dette rommet. Tenk derfor over om det er nødvendig med hev/senk mekanisme som gjør at stolene vil ha forskjellig høyde og om noen vil rydde møterommene mellom bruk.
Det er også viktig å ivareta eventuelle tekniske løsninger tidlig i planleggingen slik at dette blir integrert i løsningene som velges.
