INFORMASJON OM FORA FORMS BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER OM SINE KUNDER

Vi i Fora Form ivaretar personvernet til våre kunder, leverandører, partnere og deres ansatte. I dette dokumentet gir vi en orientering om når, hvorfor og hvordan vi behandler personopplysninger. Vi informerer også om hvilke rettigheter du som kunde, leverandør eller samarbeidspartner har i tilknytning til dette.

1. HVORFOR BEHANDLER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Personopplysningene om våre kunder vil primært bli benyttet til å administrere og forvalte kundeforholdet, herunder for å kommunisere med og følge opp kunden, gjennomføre leveranser og på annen måte oppfylle avtaler med kunden, fakturere kunden, håndtere reklamasjoner og tvister, samt undersøke kundetilfredshet.

Informasjon om kundens bruk av våre produkter kan også benyttes i vårt arbeid med produktforbedring og tjenesteforbedring/service og til statistikker forbundet med dette. Vi kan også bruke personopplysningene til å sende ut informasjon om tilbud og markedsføringsmateriale, samt til å vurdere når det vil være hensiktsmessig å sende ut hvilken type materiale til den enkelte kunde.

Tilsvarende gjelder også for våre leverandører og samarbeidspartnere.

2. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI?

I sin alminnelighet vil vi bare behandle personopplysninger om våre kunder som er nødvendig for å administrere kundeforholdet og andre formål.

Konkret kan dette innebære at vi behandler opplysninger om ansatte hos våre kunder, som blant annet navn, mailadresse, telefonnummer, stilling/rolle, korrespondanse, synspunkter på våre produkter/tjenester i form av svar på kundeundersøkelser og møtereferater.

Vi behandler i utgangspunktet ingen sensitive personopplysninger om våre kunder.

Tilsvarende gjelder også for våre leverandører og samarbeidspartnere.

3. HVORDAN SAMLER VI INN DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Kilden til opplysningene vi har om våre kunder vil normalt være kunden selv, ved at kunden selv gir opplysninger ved registrering på nettet eller ved personlig kontakt, enten når kundeforholdet etableres eller senere. Opplysninger kan også være generert gjennom kundens aktivitet i forbindelse med kundeforholdet, herunder f.eks. når kunden kjøper noe eller kommuniserer med oss. I visse tilfeller kan vi supplere disse opplysninger med informasjon fra eksterne kilder, f.eks. i forbindelse med kredittsjekker, innhenting av supplerende informasjon fra internett, e.l. Vi kan også innhente lister over potensielle kunder og informasjon om disse fra aktører i markedet som tilbyr dette.

Selskapets nettside benytter cookies (informasjonskapsler) og andre former for kartlegging av bruk av våre tjenester. Informasjonskapsler hjelper oss til å fastslå hvilke deler av våre nettsteder som er mest populære, herunder hvilke sider brukerne besøker og hvor lenge. Informasjonen brukes for eksempel til ytelse, utvikling og analyse av tjenester og målretting av annonser på internett og for å sikre våre kunder en best mulig opplevelse av bruk av våre tjenester og samarbeid med Fora Form.

Fora Form bruker informasjonskapsler til å forstå bedre hvordan nettstedet brukes. Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres på datamaskinen din når du besøker vår nettside. Dette gjør at nettsiden kan huske handlingene eller preferansene dine over tid, samt huske din innlogging.

• nødvendige informasjonskapsler, som er vesentlige for funksjonaliteten i nettsiden vår, altså lagring av brukerdata for autentiserings- og autorisasjonsformål.;
• funksjonelle informasjonskapsler, som hjelper å gjenkjenne deg når du vender tilbake til nettsiden vår og huske preferansene dine, f.eks. dine språkinnstillinger.;
• analytiske informasjonskapsler, som hjelper å telle antall besøkende og hvordan nettsiden vår brukes.

Dersom du ikke ønsker å godta nødvendige, funksjonelle eller analytiske informasjonskapsler, kan du selv justere dine personverninnstillinger i nettleseren din.

4. HVA ER DET RETTSLIGE GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN AV DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Vi har grunnlag for å behandle personopplysninger etter norsk lov om personopplysninger og EUs personvernsforordning. Vi vil i noen tilfeller kunne innhente samtykke fra våre kunder til behandlingen av personopplysninger, men vi vil også behandle opplysninger uten å be om spesifikt samtykke der hvor dette er nødvendig for å oppfylle vår avtale med kunden, eller for å gjennomføre tiltak på kundens anmodning før avtale inngås.

5. HVEM HAR TILGANG TIL DINE PERSONOPPLYSNINGER HOS OSS?

Vi vil begrense tilgangen til personopplysningene om våre kunder til de personer i Fora Form som har behov for slik tilgang ut fra de formål som er nevnt under punkt 1 ovenfor. Vi kan også dele disse opplysningene med våre underleverandører og andre samarbeidspartnere, og ved særskilt behov også selskapets rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Vi vil i slike tilfeller påse at alle opplysninger blir behandlet fullt ut i samsvar med formålet og at våre leverandører påtar seg ansvar for å ivareta informasjonssikkerhet i samsvar med de krav og regler som til enhver tid gjelder.

Vi vil ikke avsløre, selge, distribuere, leie ut, lisensiere, dele eller videresende opplysninger eller personlig informasjon til noen tredjepart andre enn de som vi har databehandleravtale med, med mindre vi har et uttrykkelig samtykke fra deg til det.

6. HVEM UTLEVERER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER TIL?

Vi vil kunne benytte leverandører (databehandlere) som bistår oss med behandlingen av personopplysningene om våre kunder. Dette vil typisk være leverandører av lagringstjenester og kommunikasjonsløsninger som inngår i våre kunde- og leverandørsystemer.

Vi bruker Google Analytics, som er et verktøy for analyse av nettrafikk levert av Google. Informasjonen lagres på servere i USA. Informasjonskapslene samler informasjon om hvilke sider som besøkes, hvor lenge et besøk varer, antall besøk på nettstedet og hva som er kilden til besøket. Vi bruker de også til å identifisere brukeratferd som klikk på lenker eller innsendte kontaktskjema. Din IP-adresse anonymiseres før den sendes til Google Analytics, og informasjonen som sendes inneholder ingen opplysninger som kan identifisere deg som bruker. Vi kan derfor ikke spore handlinger til den enkelte bruker, men analysere bruken av nettstedet på et overordnet nivå.

Bruk av databehandlere og overføringer til utlandet kan også skyldes at vi er en del av Lammhult konsernet, og at øvrige deler av dette konsernet bistår med behandlingen av personopplysningene til Fora Form.

Enhver bruk av databehandlere og overføring av personopplysninger til utlandet vil skje i samsvar med gjeldende lovkrav og selskapets retningslinjer.

En oversikt over selskapets bruk av databehandlere og overføringer av personopplysninger til utlandet vil gis av selskapet på forespørsel.

7. HVORDAN OG HVOR LENGE LAGRER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Personopplysninger oppbevares så lenge det er behov for det ut fra formålet med behandlingen. Vi gjør også oppmerksom på at vi kan være pålagt å lagre personopplysninger også etter at formålet er oppfylt, for eksempel etter bokføringslovgivning og andre offentligrettslige krav.

For lagring av informasjonskapsler se vår nettide: https://foraform.no/informasjonskapsler

8. HVORDAN BRUKER VI HENVENDELSER

Vi vil kunne sende forskjellige typer henvendelser til deg som kunde så lenge kundeforholdet består, herunder også markedsføringshenvendelser. Vi anser et kundeforhold som avsluttet 24 måneder etter siste leveranse til kunden er gjennomført, med mindre annen etterfølgende kontakt tilsier at kundeforholdet fortsatt kan anses for å bestå. Det vil ved enhver markedsføringshenvendelse pr e-post eller SMS bli gitt anledning til å reservere seg mot ytterligere slike henvendelser.

9. HVILKE INFORMASJONSKRAV HAR DU?

Som registrerte har du rett til:

• å få innsyn i de personopplysningene som vi behandler om deg,
• å kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes,
• å protestere mot behandlingen fra direkte markedsføring, samt vite om eventuell profilering,
• å trekke tilbake eventuelle samtykker til å behandle de personopplysningene som du har gitt oss,
• å motta de personopplysningene om deg selv som du har gitt oss og overføre dem til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet),
• å kontakte oss hvis du har innspill eller spørsmål knyttet til vår behandling av personopplysninger,
• å klage til Datatilsynet direkte dersom du anser at behandlingen av dine personopplysninger er i strid med gjeldende lovverk.

10. HVORDAN SIKRER VI BEHANDLINGEN AV DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Vi har etablert rutiner og tiltak på ulike nivåer for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende lovverk. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler. Nærmere opplysninger om disse risikovurderingene og sikkerhetstiltakene kan fås ved henvendelse til oss.

11. HVORDAN KAN DU KONTAKTE OSS?

Kunder som har spørsmål eller krav forbundet med vår behandling av personopplysninger, kan kontakte oss via personvern@foraform.com.