Om vår varslingstjeneste

Fora Form har en varslingstjeneste gjennom Human&Heart. Dette er et supplement til eksisterende kanaler for å rapportere misligheter og uregelmessigheter. I desember 2021 trådte en ny lov i kraft i Sverige – den såkalte varslerloven (SFS 2021:890). Loven er en innskjerping av tidligere lovgivning på dette området. Formålet med loven er å forenkle og oppmuntre til varsling, samt å styrke beskyttelsen av varslere.  

Hva er varsling?

Varsling skjer når ansatte i en arbeidsrelatert sammenheng slår alarm om ulike typer misligheter i arbeidsgiverens virksomhet. Dette kan være forhold som er ulovlige, uetiske eller direkte upassende. Mislighetene som rapporteres av den ansatte skal være av allmenn interesse. Dette betyr at det må ligge en større interesse enn ens egen til grunn, det vil si såkalt samfunnsinteresse.  

Definisjon av misligheter

Med misligheter menes enhver form for alvorlige forhold som kan ha en negativ innvirkning på Fora Form og/eller virksomheten eller arbeidsmiljøet til Fora Forms ansatte, eller andre alvorlige arbeidsrelaterte forhold som det kan være av allmenn interesse at kommer for dagen. Misligheter inkluderer, men er ikke begrenset til, faktiske eller mistenkte:

- Brudd på lover og forskrifter (sivilrettslige eller strafferettslige)

- Brudd på Fora Forms retningslinjer, instrukser og veiledninger

- Bestikkelser og korrupsjon

- Alvorlig risiko for personers liv eller helse (som for eksempel miljøkriminalitet eller omfattende sikkerhetsmangler på en arbeidsplass)

- Alvorlige mangler i arbeidsmiljøet (som systematisk mobbing, diskriminering eller trakassering)

- Annen atferd som er uforenlig med Fora Forms kjerneverdier.

Saker som utelukkende berører forholdet mellom en enkeltperson og Fora Form, faller generelt sett utenfor definisjonen av misligheter. Fora Form oppfordrer i stedet til at slike saker tas opp med nærmeste leder, leders leder eller HR-avdelingen, avhengig av omstendighetene.  

Beskyttelse for varslere

Regelverket forbyr arbeidsgivere å straffe personen som varslet på noen som helst måte. Eksempler på slike represalier kan inkludere mobbing, trusler, oppsigelse, avskjed, omplassering, manglende lønnsutbetaling, ryktespredning og andre forsøk på å skade og/eller påvirke varsleren. Arbeidsgiver kan bli erstatningsansvarlig dersom slike tiltak gjennomføres som følge av varslingen.  

Hvem kan varsle?

Følgende kategorier av personer oppfordres til å rapportere misligheter:

- Ansatte (inkludert deltidsansatte eller midlertidig ansatte)

- Innleid personell (som konsulenter eller andre selvstendige oppdragstakere)

- Personer i praksis eller frivillig arbeid

- Styremedlemmer

- Aksjonærer

Forretningspartnere (for eksempel konsulenter eller leverandører). Kunder eller klienter regnes ikke som forretningspartnere og omfattes derfor ikke av varslerloven.

Varslingstjenesten kan også benyttes av personer som ennå ikke har påbegynt et arbeidsrelatert forhold til Fora Form, forutsatt at informasjonen om misligheter er ervervet i løpet av rekrutteringsprosessen eller gjennom andre forhandlinger før avtaleinngåelse, samt personer som har tilhørt en av personkategoriene ovenfor og har mottatt eller innhentet informasjon om misligheter i løpet av sin tid i virksomheten.

Når du rapporterer misligheter, må du ha rimelig grunn til å tro at informasjonen om mislighetene er sann på rapporteringstidspunktet. Du er imidlertid ikke pålagt å legge frem bevis eller lignende. Hvis du handler i god tro, vil du ikke møte negative konsekvenser, selv om mistanken om misligheter etter nærmere undersøkelse skulle vise seg å være feilaktig.

En varslingstjeneste skal ikke brukes til å rapportere personlige misforhold som kun påvirker personen som rapporterer og dennes arbeidssituasjon. Slike forhold håndteres internt og er ikke forenelige med kravet om allmenn interesse. Eksempler på situasjoner der funksjonen ikke skal brukes er:

- Konflikter mellom personen som rapporterer og en annen kollega

- Synspunkter på ledelse

- Misnøye med lønnsfastsettelse

- Selv om disse konfliktene og uttrykkene for misnøye er viktige å håndtere, er de i de fleste tilfeller ikke av allmenn interesse og bør håndteres internt i de respektive avdelingene.  

- Generelle klager eller kommentarer til Fora Form (en del av Lammhults Design Group)

- Generelle klager eller kommentarer om Fora Form og selskapets drift gjøres direkte via e-post til: info@lammhultsdesigngroup.com.  

- Hvordan varsle

Fora Form er opptatt av å sikre at misligheter eller uregelmessigheter som har oppstått i organisasjonen, og som kan skade virksomheten eller de ansatte, blir lagt merke til og undersøkt så tidlig som mulig.

Vi har valgt at alle rapporter mottas og undersøkes av den eksterne administratoren Human&Heart HR AB og deres varslingstjeneste Trust&Heart for å sikre rettssikkerheten. Varslingssystemet brukes til å rapportere enhver type mislighet eller kritikkverdige forhold av allmenn interesse.

Etter at Human&Heart har gjort en innledende vurdering av saken, kan autoriserte personer i Fora Form, primært konsernets CFO med ansvar for People & Culture, også gjennomgå informasjonen for å vurdere om videre undersøkelser er nødvendig. En rapport til varslingstjenesten kan gjøres anonymt.   Du kan sende inn din rapport på følgende måter:

Digital melding via Human&Heart: [Lenke til meldingstjeneste]

Registrering per telefon: +46 (0)8-82 40 00 (åpent 08.00–16.00)

Registrering per brev: Human&Heart, Pelle Bergs backe 3c, 791 50 Falun, Sverige

Du kan også møte en saksbehandler fra Human&Heart for å legge frem rapporten. Les informasjonen om når og hvordan en rapport sendes inn før du sender din rapport.  

Ting å vurdere før du sender inn en rapport

Du er beskyttet mot represalier i henhold til gjeldende lov dersom du rapporterer situasjoner der du har rimelig grunn til å tro at informasjonen om misligheter er sannferdig. Du har lovfestet rett til å være anonym både overfor personen som mottar varslingsrapporten og overfor arbeidsgiveren din. Samtidig ønsker vi at du tør å være åpen om hvem du er, slik at vi best mulig kan undersøke hva som har skjedd.  

Etter at du har sendt inn din rapport

Når du sender inn rapporten din, opprettes et saksnummer og en saksbehandler blir tildelt saken din. Det gjennomføres en intern habilitetskontroll for å sikre at ingen saksbehandler har en interessekonflikt i forhold til det som er rapportert. Du vil motta en ID og et passord slik at du kan følge statusen i saken. Du vil motta en oppfølging av sakens status innen syv virkedager. Du kan velge å avstå fra oppfølging, for eksempel i saksbeskrivelsen. Saksbehandleren kan ønske å være i kontakt med deg. Dere kan ha kontakt uten at du avslører din identitet. Hvis du har valgt å følge opp saken, kan du logge inn med informasjonen du mottok da du rapporterte misligheten. Du kan da fortsette, hvis du ønsker det, og forbli anonym overfor saksbehandleren. Hvis du har valgt å oppgi kontaktinformasjon, kan saksbehandleren kontakte deg for å stille spørsmål.  

Tiltak og konsekvenser av varsling

Dersom det er grunn til å tro at misligheter eller andre alvorlige situasjoner har oppstått, beordres en undersøkelse. Undersøkelsen innebærer at interne eller eksterne etterforskere går dypere inn i rapporten. Saksbehandlere hos Human&Heart gir en anbefaling for videre håndtering til konsernets CFO, som er ansvarlig for People & Culture. CFO er ansvarlig for Fora Forms interne varslingsgruppe. Fora Forms interne varslingsgruppe vurderer deretter om saken skal undersøkes internt eller eksternt. Dersom CFO eller et annet medlem av varslingsgruppen er inkludert i rapporten, vil vedkommende bli ekskludert fra undersøkelsen. Uavhengig av hvilken type undersøkelse som gjennomføres, er personen som rapporterte misligheter beskyttet av taushetsplikt, samt mot represalier og hindrende tiltak.  

Dersom din rapport er bevisst usann

Dersom du rapporterer situasjoner som du vet ikke har funnet sted, eller dersom du gir åpenbart villedende informasjon, vil du ikke være beskyttet under gjeldende lov. Du må heller ikke begå en kriminell handling når du rapporterer en situasjon. Åpenbart falske eller villedende rapporter kan bli gjenstand for etterforskning.  

Andre måter å varsle på

Som et alternativ til å bruke den interne rapporteringsprosedyren, kan du også rapportere misligheter direkte til spesielt utvalgte svenske myndigheter (ekstern rapportering) uten risiko för represalier. Hvilken myndighet du skal rapportere til avhenger av arten av mislighetene du rapporterer om. Rapportering skal skje ved bruk av etablerte rapporteringskanaler beregnet for rapportering av misligheter hos den relevante myndigheten.  

Hvordan vi behandler dine personopplysninger

All behandling av personopplysninger innenfor rammen av Fora Forms varslingssystem skjer i samsvar med gjeldende lovgivning. Behandlede personopplysninger slettes normalt innen to år etter at en undersøkelse av rapporterte misligheter er fullført. Ved vurdering og undersøkelse av rapporter via varslingstjenesten behandler vår partner Human&Heart personopplysninger i egenskap av behandlingsansvarlig. Her kan du lese deres personvernerklæring.