De nordiske landene er kjent over hele verden for demokratiske prosesser som gir alle ved bordet mandat til å dele sine meninger. Et naturlig oppfølgingsspørsmål er om møbler gjennom form og funksjoner kan formidle det samme?
Design formidler verdier
Design tar ofte rollen som formidler. Spør deg selv hva et konferanserom med stoler med høy rygg symboliserer. Hva med et møterom med sofa hvor du kan gjennomføre medarbeidersamtaler? Eller hvordan dynamikken ville endret seg hvis dere ikke satt på hver deres side av et bord? Møtefunksjonen kommer først, men hvis morgendagens fysiske kontorlokaler er sentrert rundt samhandling med kolleger, bør kanskje de ønskede verdiene tvinges frem også når det kommer til hvordan vi bruker møbler. Det kan man gjøre ved å hente frem symbolikken i form og funksjon som et verktøy for å oppnå et mer inkluderende miljø. Yngre generasjoner har blitt vant til å uttrykke sine meninger, og dette vil påvirke organisasjoner mer og mer i årene som kommer – men støtter møblene denne rollen?
Når hovedfunksjonen til kontoret er samspill, endrer ikke det funksjonen på møteplassene?
Funksjon; inkludering
Formelle møter
Stoler med høye rygger formidler en illusjon av at personen som sitter i stolen er høyere og større. Historisk sett ville troner vise makt og heve personen som sitter i stolen. Man kan spørre om er dette et symbol som tjener moderne organisasjoners beslutningsprosesser og egalitære verdier?
I noen tilfeller er det å vise tydelighet en styrke, men hva skjer hvis den ansvarlige ikke sitter øverst på bordet? Hva skjer hvis man ikke har muligheten til å sitte ved bordenden? Eller hva skjer hvis du velger et rundt bord? Et selskap som har en bevisst idé om hvordan bordenes størrelse og form betyr noe for samspillet rundt bordet sender et sterkt budskap. Spesielt om selskapet fjerner ideen om å ha «sjefer» ved enden av bordet.
Hva skjer hvis lederen ikke har mulighet til å sitte ved bordenden?
Å ha muligheten til å justere setehøyden kan også være med å gi de ansatte en følelse av styrke. Hva skjer med en ansatt hvis føttene deres ikke kan berøre gulvet; gir det arbeidstakeren styrke til å si fra og dele sin mening? En hev senk mekanisme er et enkelt grep til å ivareta hver persons egne tilpasningsbehov. En omsluttende stol har også en funksjon gjennom å skape en definert ramme rundt personen, og å bidra til å skape trygghet.
Det finnes imidlertid ingen sannheter. Derfor er det smart med en nøye planlagt miks av ulike typer møterom. Det gir organisasjonen en bevisst holdning til symbolikken til hvert enkelt rom og hvilken funksjon de skal ha. Da blir det også mulig å velge rom ut fra hvert enkelt type møte.
Prosjekt møterom
Prosjektmøter foregår ofte i mindre møterom. Hvis vi ser på de nye arbeidsmetodene som har dukket opp under pandemien, er noen kanskje med digitalt også. Å legge til rette for et oppsett som lar alle deltakere ha like muligheter til å gi innspill og delta er nøkkelen. Det fysiske designet må derfor tillate deltakerne å samhandle med skjermer. Dette vil redusere ubehaget ved å jobbe eksternt og føle at du ikke er en del av møtet. Selv om møtet er av en mindre størrelse, trenger ikke lokalet være lite. Å være i mindre rom sammen med andre kan gi en overbelastet følelse og forsterke følelsen av å være fanget. Det kan hemme noen typer mennesker og de presterer dermed dårligere.
Det fysiske designet skal tillate deltakerne å samhandle med skjermer.
Kreative møterom
Kreative møter er en grunnleggende demokratisk møteform og inkluderer ofte flere metoder som lar samtlige deltakere bli hørt, sett og anerkjent. Årsaken er at alle må være involvert og engasjert for å kunne løse den felles utfordringen. Slike møter innledes ofte med en øvelse som «skrur på» empatien i gruppen. Den er ofte maskert som en lek og det bidrar til å sette stemningen, og å få frem lekenhet og åpenheten rundt hverandres ideer. Slik sikrer man at alle sine meninger og idéer er likeverdige gjennom prosessen.
Kreative møter er grunnleggende en demokratisk møteform.
