Monika Hestad, Daglig leder, Brand Valley
Brand Valley er et uavhengig strategikonsulentfirma som bygger på 15 års forskning innen designledelse, innovasjonsledelse og merkevarestrategi. Monika er daglig leder og bruker kreative prosesser i arbeidet sitt, både i utforskning og ideutviklingsfasen av prosjektene. Tilnærmingen har sin basis i hennes utdannelse som sivilindustridesigner og doktorgrad i produktutvikling og merkevarebygging samt pedagogikkutdannelse.
Monika ser på prosessene som essensielle for verdien Brand Valley leverer. I prosessene er hun vant til å bruke virkemidler som kort, musikk eller hatter for å hjelpe deltakerne tenke annerledes.
Monika har de siste ukene gjennomført to workshops som ble omgjort fra fysiske til digitale samlinger etter hvert som reisebegrensninger ble innført. De digitale verktøy hun benyttet var «Microsoft Teams», «TRELLO», «Miro» og Google Docs.
«En av årsakene til at PC’er er uønsket i kreativt arbeid er den fysiske hindringen skjermen skaper overfor de andre deltakerne. Hver enkelt blir sittende og jobbe for seg selv i stedet for sammen. Ved integrerte webkamera er den fysiske hindringen vekk."
«Å gjennomføre kreative prosesser i dag krever mer planlegging i forkant» understreker Monika. «Du må planlegge for at de teknologiske virkemidlene du skal bruke ikke skal bli et hinder. De vanlige hjelpemidlene som Post-its og tusjer blir erstattet av dataprogrammer som «TRELLO eller MIRO». I disse programmene blir alle aktive på samme flate». Monika forteller at de forskjellige fasene i prosessene kan bli mer krevende: «Jeg opplever at deltakerne har lettere for å bli kritisk analytiske, i stedet for å være utforskende». Brand Valley løste dette i sin andre workshop ved å bruke «Six thinking hats» fra Edward de Bono. «Humor og hattene bryter ned den kritiske tenkingen i de fasene du ikke trenger det», forklarer Monika, «det gjør også at deltakerne i større grad glemmer de teknologiske utfordringene».
Monika gjorde seg også noen andre refleksjoner: At alle har jobbet i samme tekniske hjelpemiddel gir kortere tid på etterarbeid. Rapporten er allerede påbegynt, og det går med mindre tid til å samle data fra workshopen. En annen fordel med de nye verktøyene er at deltakerne selv kan dele informasjon underveis og hente research fra forskjellige sider på internett. «En av årsakene til at PC’er er uønsket i kreativt arbeid er den fysiske hindringen skjermen skaper overfor de andre deltakerne. Hver enkelt blir sittende og jobbe for seg selv i stedet for sammen. Ved integrerte webkamera er den fysiske hindringen vekk. Det du mister er kropps- og øyekontakt, ved at deltakerne ser på skjermen fremfor mot kamera. Noe av dynamikken blir borte der. Pluss at man savner enkelheten med post-it lappene litt», legger Monika til.
"Når alle har jobbet i det samme tekniske hjelpemiddelet gir det kortere tid på etterarbeid. Rapporten er allerede påbegynt, og det går med mindre tid til å samle dataene fra workshopen." Monika Hestad, Brand Valley
Monika tror vi vil se endringer i form av nye arbeidsmetoder. "Vi blir tvunget over i en annen virkelighet. En virkelighet der mengdetrening med digitale konferanser er med å endre arbeidsmetodene. Vi blir mer komfortable med verktøyene, og vi må bruke dette til vår fordel." Dette kan gjøre at man reiser mindre i fremtiden og kanskje denne krisen har utviklet oss i positiv sammenheng også. Selv om mye vil falle tilbake til den gamle normalen. Hennes siste råd til fremtidige kreative prosesser er å ikke ukritisk bruke metoder som brukes i fysiske workshoper inn i nye digitale formater. Ta heller utgangspunkt i hva man ønsker å oppnå med å bruke disse metodene, deretter ser man på muligheter som ligger i de digitale løsningene. Det er da det blir inspirerende å jobbe digitalt i en kreativ samhandlingsprosess fordi man opplever å få gode resultater på kort tid.
"Vi blir tvunget over i en annen virkelighet. En virkelighet der mengdetrening med digitale konferanser er med å endre arbeidsmetodene. Vi blir mer komfortable med verktøyene, og vi må bruke dette til vår fordel."
Monika Hestad
Tarald Trønnes, Senior rådgiver DogA.
DOGA er en pådriver for bærekraftig verdiskaping gjennom design og arkitektur. De arbeider for å styrke design og arkitekturs rolle i utformingen av morgendagens Norge. Tarald Trønnes har lang erfaring med kreativt arbeid fra forskjellige jobber også i internasjonale selskap der fysisk avstand er en del av hverdagen.
«Min erfaring er fra før at digitale verktøy ødelegger dynamikken i fysiske kreative workshops. I det øyeblikket noen tar frem en telefon, Ipad eller skriver på PC på storskjerm forsvinner fokuset eller at man blir sittende å vente på at noen skal skrive noe ferdig.» forklarer Tarald. «Denne krisen tvinger alle over på digitale verktøy, det i seg selv er jo et gigantisk eksperiment».
«Min erfaring er fra før at digitale verktøy ødelegger dynamikken i fysiske kreative workshops. I det øyeblikket noen tar frem en telefon, ipad eller skriver på PC på storskjerm forsvinner fokuset"
Tarald har erfaring med å jobbe kreativt og digitalt fra tidligere jobber. «Mine erfaringer med digitale workshops er at noen deltakere er mer nysgjerrige på digitale verktøy enn andre. Verktøyene kan bli en hindring ved at noen har bedre datakunnskaper enn andre, det er lite inkluderende og kanskje ikke til prosessens beste da innsikt kan gå tapt. «Å ta i bruk et nytt program krever mer enn et kurs,» fortsetter Tarald, «å jobbe kreativt over større avstander krever innføring i ny arbeidsflyt og verktøy. Deltakerne må sette seg inn i programmene på forhånd. Digitale White Board programmer som Mural.co kan oppleves som rart hvis man er vant til analog jobbing, her er det rom for at noe innsikt blir borte hvis ikke deltakerne er likestilte.»
Trønnes ser også noen muligheter med disse arbeidsverktøyene: «Digitale verktøy åpner for lengre tankeresonnement enn det man ofte får til analoge workshoper. I analoge workshoper kan man sitte igjen med 50 spontane ideer, men ikke nødvendigvis de mest gjennomtenkte. Digitale workshoper tillater at arbeidet foregår over lengre tid. Da kan tankene jobbe også utenfor selve workshopen, det er imidlertid enda mer viktig at prosjektleder avtaler tidsfrister og utøver disiplin i gruppen».
«Digitale verktøy åpner for lengre tankeresonnement enn det man ofte får til i analoge workshoper. I analoge workshoper kan en sitter igjen med 50 spontane ideer, men ikke nødvendigvis de mest gjennomtenkte."
Tarald Trønnes, DogA
Dagens nødvendighet av teknologiske ferdigheter og kompetanse stiller nye krav til de ansatte, og det blir mer synlig hvem som ikke klarer å henge med. Denne avstanden mellom de som er teknologisk kunnskapsrike og de som her teknologisk håpefulle, mener Trønnes også kan overføres til selskaper og hvor digitaliserte de er. «De selskapene som ikke har digitaliserte løsninger i dag vil nok oppleve lavere lojalitet etter at denne krisen er over». Bedrifter som har løst verdiskapingen digitalt overfor kundene sine de siste ukene har vi sett flere eksempler på. Trønnes mener videre at design spiller en viktig rolle i de digitale møtene med kundene. Designmetodikk bygger på kundeinnsikt, og i denne perioden fungerer designerne som forretningsutviklere. «Kriser som dette illustrerer mer enn noen gang at evnen til å omstille seg hurtig er mer verdt enn å være størst eller sterkest».
«DogAs mantra er at krise krever innovasjon. Vi må bruke denne krisen til å skape noe nytt»
Tarald Trønnes
Hanne Margrethe Hjermann - Daglig Leder IARK as
IARK er blant Norges fremste interiørarkitekter med arbeidsplassutvikling som spesialfelt. Hanne Margrethe Hjermann var med å starte selskapet i 2011, og har mer enn 25 års erfaring som interiørarkitekt. Et viktig element i hvert enkelt prosjekt for IARK er - i nært samarbeidet med kunden - å fange virksomhetens identitet som fundament for veien videre. Grunnleggende kunnskap om prosjektet sikrer eierskap hos brukerne og gjør dem i stand til å forvalte sluttresultatet gjennom hele prosjektets levetid. For å fange denne innsikten bruker IARK kreative verktøy for brukermedvirkning hos kunden som tilpasses ift de ressurser som stilles til rådighet i hvert enkelt prosjekt.
"I enkelte situasjoner, som når vi jobber fysisk med materialer må vi være kreative. Da har vi f.eks en person stående i materialrommet på kontoret, med øvrige deltakere digitalt til stede."
IARK var fullt etablert med hjemmekontor og digitale verktøy for alle ansatte den dagen myndighetene satt i gang tiltak for smittebegrensning. Bruken av Teams var allerede innarbeidet i organisasjonen, og de fleste var operative i programmet allerede. «Tett dialog og koordinering sikrer fortsatt fremdrift i prosjektene våre. I enkelte situasjoner, som når vi jobber fysisk med materialer må vi være kreative. Da har vi f.eks en person stående i materialrommet på kontoret, med øvrige deltakere digitalt til stede. Vi opplever også stor fleksibilitet hos produsenter og leverandører som i noen tilfeller har kjørt rundt med materialprøver som blir lagt på trappen» forteller Hanne Margrethe.
De nye arbeidsmetodene vil garantert påvirke prosessene den dagen restriksjoner oppheves og arbeidslivet går tilbake til en slags normalsituasjon. Det etableres for eksempel helt nye rutiner for kommunikasjon og informasjonsflyt. «Gjennom digitale møter kommer vi pussig nok tettere på hverandre. Vi inviteres inn i stuer og kjøkken både internt og eksternt. Det skaper et slags samhold,» mener Hjermann. «I tillegg sparer vi en masse tid som vanligvis går med til transport, og jeg tror vi får et annet forhold til punktlighet.» Hun registrerer også at møtene har blitt mer effektive.
«Tett dialog og koordinering sikrer fortsatt fremdrift i prosjektene våre..."
Hanne Margrethe Hjermann
Mari Skogland, Workplace Consultant hos Gottlieb Paludan Architects
Mari Skogland har en doktorgrad i arbeidsplassarkitektur, og har fra en interiørarkitekts perspektiv studert hvordan mennesker jobber sammen i ulike kontorer. I stillingen som workplace consultant er hun med i prosesser for å skape innsikt i hvordan mennesker jobber og hva som skal til for å jobbe annerledes. Mari er bosatt i Sveits og er vant til å jobbe kreativt på avstand. Mari samhandler via Skype med kollegaer og kunder, og erfarer at en viktig barriere er å skape trygghet ved å tørre å vise hvordan du jobber. «Du kommer aldri unna å forberede deg godt, - det gjelder også i analoge prosesser» understreker Mari.
«Du kommer aldri unna å forberede deg godt, - det gjelder i digitale og analoge prosesser» Mari Skogland
I utforskningsfasen understreker Skogland verdien av å øve, forhåndsgoogle og lage veien klar. «Du er nødt til å tørre og dele skjermen din og illustrere tankene dine. Alle kommer til møtene med forskjellig utgangspunkt, det er da viktig å etablere et felles mulighetsrom å ta utgangspunkt i» forklarer Skogland.
Mari illustrerer verdien av å dokumentere og jobbe sammen løsningene underveis i møtet. Dette innebærer i praksis at man deler skjerm mens man tegner, skriver og illustrerer det som drøftes i møtet «Denne måten å jobbe på gjør etterarbeidet mye enklere og det får bedre kvalitet. Alle har følt seg inkludert og involvert, samtidig som kvaliteten man får på diskusjonene over bordet ikke blir borte».
Skogland tror krisen vi går gjennom nå vil gi en boost for å få teknologi opp å gå. Hun tror også at stedsfrihet gjør at flere vil få en større forståelse av at arbeid er en mentalitet og ikke et sted. «Mange erfarer at de ikke trenger alle hjelpemidlene de er vant til når man må gjøre det beste ut av det. Når denne mentaliteten setter seg, kan man spørre seg selv: Hvorfor går vi på jobb? Da kommer erkjenningen at kontoret er et sosialt verktøy.»
"Mange erfarer at de ikke trenger alle hjelpemidlene de er vant til når man må gjøre det beste ut av det"
Mari Skogland
